4).與展會組織方簽訂的展位的合同復印件；
　　
　　5).支出外匯的銀行水單復印件(加蓋申請單位財務章)；
　　
　　6).項目實際發生費用的合法憑證(發票)復印件；
　　
　　7).展會期間工作照片，展商證（胸牌）；
　　
　　8).參展人員往返機票；
　　
　　所有資料一式二份并加蓋公章整理裝訂后報送至當地外經貿主管部門。（注：以上材料為全國一般性材料，具體材料仍應以當地商貿局發布材料清單為準。）
　　
　　4、中小企業補貼的時間跨度為一年，即申報審批通過之后，將于一月左右撥付至企業賬戶，具體時間以網站通知為準。
　　
　　參加國外展會的十大流程
　　
　　國外參展具體流程如下：
　　
　　一、確定參展計劃，制定目標
　　
　　對于許多中小型的企業來說，如何參對展、參好展，爭取效果最大化，都是一個非常深奧的命題，企業需要根據自身的因素，選擇最適合自己的展會。
　　
　　因為出國參展會涉及到簽證申請、補貼申請以及展品出境運輸等環節，一般國內簽證審批需1~2個月，而展品要提前2個月運輸出境，所以我們建議最少提前12個月確定參展目標，制定參展計劃等事宜。
　　
　　二、提前報名參展，預定展會（需提前10個月或更早）
　　
　　需要注意展會舉行的時間，福貿張鵬因為有些展會大概2-3年舉行一次，熱門的展會更需要提前一年報名參展。所以企業在確定參展目標后，應盡快與展覽公司聯系報名，填寫參展申請表，支付訂金，預訂展位。
　　
　　填寫參展報名申請表的時候，為保障自身利益，需要注意相關規定條款，展位面積數量，一些額外的展會服務收費等。
　　
　　另外，展位的位置對于企業的參展效果也是起著舉足輕重的作用，越早預訂越容易取得最有利的展位。
　　
　　三、確認展位，交付余款（提前10個月）
　　
　　當您報名成功后，您會收到展覽公司給您的展會分配結果，如果企業對于不滿意的展位可要求更換，只有正式確認之后，再交清余款，簽訂最終參展合同，此時你的參展時間地點才算完全確定下來了。
　　
　　四、展臺設計，展品選擇（提前6個月）
　　
　　站臺設計對于公司來說非常重要，企業可以交于參展公司代辦。 當然，您也可以根據自己的創意，自行設計展臺或提交設計方案給展覽公司。
　　
　　在一項“關于一個企業展覽成功因素”的調查中，”展品具有吸引力“這一項比重高達40%。因此選擇獨特的（讓你在同行中脫穎而出、給客戶留下深刻印象的）、具有代表性（代表企業最高技術水平的）的展品參展是重中之重。